Flere nye beslutninger om valg av fagsystemer

I løpet av de siste ukene er det tatt viktige beslutninger innenfor prosjektet om Digitalisering, IKT og arkiv. Vi begynner nå å se konturene av en komplett ny løsningsportefølje for Lillestrøm kommune. Samtidig ruller prosessen videre med planlegging av opplæring, konvertering og igangkjøring av nye løsninger.

Av Torbjørn Pedersen, prosjektleder for Digitalisering, IKT og Arkiv

Det er gjort et fantastisk arbeid i hele organisasjonen etter at vi startet kartleggingsarbeidet for ganske nøyaktig ett år siden. Både delprosjektledere, prosjektgrupper, ledelse og ansatte skal ha stor honnør for smidig arbeid med høy kvalitet. Samtidig vet vi at de neste 12 månedene kan blir vel så krevende som de 12 vi nå har lagt bak oss.

Mange skal lære seg nye systemer og mye data skal konverteres. Jeg opplever at vi har dyktige, dedikerte og engasjerte mennesker i prosjektgruppene og at arbeidet som legges ned legger et godt grunnlag for en effektiv og sikker plattform for Lillestrøm kommune.

Vi har etablert et eget «War room» på rådhuset i Skedsmo hvor det løpende jobbes med planer, strategier og tiltak for å sikre en smidig og god overgang til nye løsninger. Det er mye som avhenger av hverandre på tvers av tjenesteområder, systemer og lokasjoner, så det er viktig med en sentral planlegging og koordinering.

Dag Bjerke er hovedansvarlig for dette arbeidet og samarbeider tett med virksomhetsarkitekt Erlend Berg og IT-ledelsen i Fet og Sørum representert med Steinar Sire, Peter Behrendt Lau, Tom Arthur Opperud og Morten Jensen med flere.

Mer om systemene som er valgt:

Visma Enterprise er valgt som løsning for lønn, økonomi og HR. Dette prosjektet er allerede godt i gang med planlegging av systembygging.

Framsikt er valgt for budsjettering og rapportering. Dette er et moderne system som vi forventer vil forenkle arbeidet med budsjettering og rapportering og samtidig bidra til økt åpenhet og innsikt for politikere og innbyggere i kommunens økonomi og planverk. Løsningen skal tas i bruk allerede i høst. Det er Lajla Lyseggen fra Skedsmo som har vært prosjektleder for begge disse anskaffelsene.

• Den neste store beslutningen var valg av Gerica som fagsystem for pleie og omsorg. Dette er et av de store fagsystemene som vil benyttes av mange ansatte innenfor dette tjenesteområdet. I dag benytter Skedsmo Gerica, mens de to andre kommunene benytter Visma Profil. Innenfor dette området har vi nå konkurranser i gang både for turnussystem og for NAV/Sosial og det er Anne Svendsen som er prosjektleder. Planen er at Fet og Sørum i løpet av 2019 skal ta i bruk Gerica i eksisterende kommuner slik at overgangen 1. januar 2020 blir enklere.

• Vi har også valgt ny løsning for tjenesteområde Oppvekst, innenfor oppvekstadministrasjon, vikarhåndtering, timeplan og kommunikasjon. Her falt valget på løsningen Vigilo. Dette er en forholdsvis ny løsning som fremstår med et intuitivt og friskt brukergrensesnitt. Vi har store forventninger til at dette skal bidra til både begeistring og effektive arbeidsprosesser i oppvekstsektoren og ikke minst i dialog med hjemmene. Monika Vik har sammen med Britt Folvell ledet denne store anskaffelsen. Planen er å ta løsningen i bruk allerede til skolestart 2019. Prosjektet fikk nylig skryt for å ha gjennomført en innovativ anskaffelse.

• Et annet svært sentralt område er løsning for Sak/Arkiv. Her har vi nylig valgt løsningen Public 360 fra Tieto. Dette er løsningen som i dag benyttes i Sørum. Det betyr at mange fra Fet og Skedsmo vil få en ny løsning som forhåpentligvis oppleves enklere og mer intuitiv enn dagens. Elisabeth Gade fra Skedsmo har ledet prosjektgruppen som står sammen bak innstillingen om Public 360.

• Vi er i ferd med å inngå avtale med Norkart om leveranse av løsningen Komtek. Dette blir da løsningen for kommunale gebyr og innkreving av eiendomsskatt. Løsningen er i dag i bruk i Sørum og Skedsmo. Her er karensperioden ennå ikke utløpt, men intensjonen er å inngå kontrakt i løpet av kort tid.

• Vi har tidligere fortalt om utrulling av Workplace by Facebook som plattform for intern kommunikasjon. Planen er at de første brukergruppene skal slippes på denne løsningen allerede før jul. Det blir veldig bra med en ny og åpen kommunikasjonskanal som kan bidra til å binde sammen Lillestrøm kommune og etablere en ny og felles kultur.