Personvernerklæring

Norge fikk ny personvernlov 20. juli 2018. Med den ble EUs personvernforordning (også kaldt GDPR) implementert. Dette medfører at personvernlovgivningen blir lik i hele Europa. Loven gir deg som innbygger rett til selv å bestemme hvordan dine personopplysninger skal behandles og av hvem som skal få tilgang til dine personopplysninger. Det blir strengere krav til dokumentasjon og risikovurderinger for virksomheter og de registrertes rettigheter er på flere områder styrket.

Hva betyr de nye personvernreglene?

De nye reglene innebærer blant annet: - Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes. - Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for, skal slettes. Men husk at det finnes unntak fra regelen om sletting. - Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes. - Under visse betingelser kan man ha en rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen. - Den enkelte får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av sine personopplysninger. - Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger. - Det blir adgang til å ilegge et betydelig høyere gebyr ved overtredelse av reglene

Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Lillestrøm kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer, sletter eller utleverer dem.

Dersom Lillestrøm kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene. (f.eks. ved spørreundersøkelser). Rettslig grunnlag

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine?

For at Lillestrøm kommune kan levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til kommunes ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

  • Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
  • Personopplysningsloven utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte område
  • Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Lillestrøm kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Dokumenter som ikke er unndratt er tilgjengelig i offentlig journal på hjemmesiden.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
  • Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
  • Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen.
  • Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:

  • Kommuneloven
  • Arbeidsmiljøloven
  • Barnehageloven
  • Friskoleloven
  • Barnevernloven
  • Sosialhelsetjenesteloven
  • Helse- og omsorgstjenesteloven
  • Helsepersonelloven
  • Helseregisterloven
  • Folketrygdloven
  • Nav-loven
  • Regnskapsloven
  • E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Lillestrøm kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse om annen type informasjon når du søker om en tjeneste eller ytelse.

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap.
  • Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus.
  • Helseopplysninger som diagnose, medisiner etc.
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbyggeren benytter, for eksempel barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
  • Opplysninger som trengs i forbindelse med det å være ansatt i Lillestrøm kommune, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet med mer.

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger.

På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger?

Dersom du logger deg inn på Lillestrøm kommunes «Min side» via ID-porten (Norges nasjonale autentiseringsportal), kan du når som helst velge å lagre utkast av utfyllingen av skjermdialogen og hente den opp igjen for videre utfylling senere. Opplysningene du har tastet inn vil da ligge lagret på Lillestrøm kommunes server (lagrede data blir automatisk slettet etter 3 måneder), men vil ikke være tilgjengelige for mottaker før du bestemmer deg for å sende inn søknaden.

Når du har valgt innsending, har du samtidig samtykket i at mottaker/behandlingsansvarlig kan motta og behandle opplysningene.

Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Skatteetaten, Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen.

Vi kan også hente inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier.

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at: - Uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger - Opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de - Opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, domstolene, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere. Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. Dersom noe annet skulle være tilfelle reguleres dette i databehandleravtalen.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som er vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er Skedsmo kommune, ved rådmannen, som er behandlingsansvarlig.

Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Ved forespørsel om innsyn:

Du kan også ta direkte kontakt med personvernombudet.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.

Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

Du har rett til innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.