Flere kommuner samarbeider om å innføre Aidn som ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for helse- og omsorgstjenestene. Kommunene står sterkere sammen ved å dele erfaringer, kompetanse og metoder for innføring.

Om prosjektet

En stadig eldre befolkning gir økt behov for effektive kommunale tjenester, særlig innen helse og omsorg. For å sikre god kvalitet også fremover må kommunene legge til rette for nye og smartere måter å jobbe på.

Dagens EPJ-løsninger oppleves som lite brukervennlige og teknologisk utdaterte. Flere løsninger har nådd, eller nærmer seg, slutten av levetiden. Kommunene har derfor anskaffet Aidn, en moderne og fremtidsrettet EPJ. Les mer om anskaffelsessamarbeidet.

Innføringen handler ikke bare om å ta i bruk et nytt system. Den berører arbeidsprosesser, kompetanse, organisering og samhandling på tvers av fagområder. Derfor samarbeider kommunene om planlegging, opplæring, testing, migrering og oppfølging av leverandøren.

Disse kommunene deltar i den felles innføringen
  • Aurskog-Høland
  • Enebakk
  • Frogn
  • Jevnaker
  • Lillestrøm
  • Lørenskog
  • Lunner
  • Nittedal
  • Nordre Follo
  • Rælingen
  • Ås

Plan for innføringen

Innføringen gjennomføres trinnvis gjennom 2026 og 2027. Prosjektet starter med felles planlegging, samtidig som hver kommune gjør nødvendige lokale forberedelser. Den sentrale prosjektgruppen bistår kommunene gjennom innføringen.

Pulje 1: Aurskog-Høland, Lillestrøm, Lørenskog og Nittedal
  • Prosjektstart: desember 2026
  • Testperiode: mars/april 2027
  • Planlagt oppstart med Aidn: mai 2027
  • Prosjektslutt: 26. mai 2027

Pulje 2: Enebakk, Frogn, Jevnaker, Nordre Follo, Rælingen, Lunner og Ås
  • Prosjektstart: februar 2027
  • Forberedelser og opplæring: mars–juni 2027
  • Sommerpause: juli og august 2027
  • Testperiode: september 2027
  • Planlagt oppstart med Aidn: september/oktober 2027
  • Prosjektslutt: 17. november 2027

Hva skjer før innføringen?

For å sikre en trygg og effektiv overgang til Aidn gjennomføres en rekke aktiviteter før kommunene tar løsningen i bruk. Forberedelsesarbeidet involverer både ledere, superbrukere, fagressurser, prosjektmedarbeidere, støttemiljøer og øvrige ansatte.

Målet er at organisasjonene skal være klare for opplæring, testing og oppstart. Hovedaktivitetene i forberedelsesarbeidet er:

Etablering av prosjektorganisering sentralt og lokalt

Det etableres en felles sentral prosjektorganisering og lokale prosjektgrupper i kommunene. Organiseringen skal sikre tydelige roller, ansvar og beslutningsveier, og at kommunene har tilstrekkelige ressurser og riktig kompetanse til å gjennomføre innføringen.

Den sentrale prosjektgruppen bistår kommunene gjennom innføringen og håndterer overordnede avklaringer og dialogen med leverandøren. Lokalt må kommunene organisere arbeidet, avklare ansvar og sikre nødvendig deltakelse fra tjenestene.

Identifisering av superbrukere og fagressurser

Kommunene identifiserer superbrukere og fagressurser som skal bidra i innføringsarbeidet. De blir viktige bindeledd mellom prosjektet og tjenestene og bidrar med fagkompetanse i blant annet forberedelser, testing, opplæring og støtte ved oppstart.

Arbeidet krever bidrag fra flere deler av organisasjonen. Ledere, fagressurser, superbrukere, prosjektmedarbeidere og støttemiljøer har ulike roller før, under og etter innføringen.

Rydding av data i dagens EPJ

Før data kan flyttes til Aidn må kommunene rydde og kvalitetssikre informasjonen i dagens EPJ. God datakvalitet gir et bedre grunnlag for migreringen og reduserer behovet for å rydde opp etter at journaldataene er flyttet.

Kommunene må også få oversikt over informasjon, rutiner og eventuelle lokale løsninger som må håndteres før overgangen til ny EPJ.

Forberedelser til migrering

Kommunene og den sentrale prosjektgruppen forbereder flyttingen av nødvendige data til Aidn. Arbeidet omfatter blant annet avklaringer om hvilke data som skal migreres, historiske data, arkivering og datakvalitet.

Migreringen henger tett sammen med de tekniske forberedelsene. Prosjektet arbeider også med integrasjoner, informasjonssikkerhet og personvern, testing, utstyr, organisasjonsstruktur og tilgangsstyring. Den sentrale prosjektgruppen håndterer felles avklaringer, mens hver kommune kartlegger og avklarer lokale forhold.

Forberedende gevinstarbeid

Gevinstene kommer ikke av systemet alene, men gjennom endringer i arbeidsprosesser og praksis når Aidn tas i bruk. Prosjektet skal legge til rette for endringene, mens virksomhetene må realisere gevinstene i den daglige driften.

Kommunene skal derfor forberede gevinstarbeidet før innføringen. Det innebærer blant annet å kartlegge dagens situasjon, gjennomføre nullpunktsmålinger, definere mål og indikatorer og tydeliggjøre hvem som har ansvar for å følge opp gevinstene.

Aktuelle gevinstområder er kvalitet, mer effektive arbeidsprosesser, bedre samhandling, bedre ressursutnyttelse og mindre tid til dokumentasjon og administrasjon, slik at mer tid kan brukes på innbyggerne.

Forberedelser til opplæring

Før oppstart skal kommunene planlegge hvordan ansatte skal få nødvendig opplæring i Aidn og i nye eller endrede arbeidsprosesser. Superbrukere og fagressurser får en sentral rolle i opplæring og støtte.

Opplæringen gjennomføres før løsningen tas i bruk. Detaljerte planer for målgrupper, tidspunkt og gjennomføring utarbeides i det felles prosjektet og tilpasses lokalt i kommunene. Testing av løsning og arbeidsprosesser blir også en viktig del av forberedelsene fram mot oppstart.