Fra dialogrunde 2 til prøvetilbud – prosjektet “Ny EPJ” er i rute
Der dialogrunde 1 gav oss verdifull innsikt i løsningene på markedet, har dialogrunde 2 gitt oss detaljer og felles forståelse.
Faggruppene, prosjektlederne og innkjøpere har nå travle dager med å oppsummere alt vi har fått vite i den forrige dialogrunden, og forberede dokumentene som skal være grunnlaget for leverandørenes prøvetilbud.
Vi har valgt å gjennomføre konkurransen med prosedyren konkurransepreget dialog. Det gir oss muligheten til å ha faktisk, reell dialog med alle de kvalifiserte leverandørene før vi sender ut det endelige konkurransegrunnlaget.
Hva skjer i disse dialogene egentlig?
Nå har vi gjennomført to dialogrunder med leverandørene som har kvalifisert seg til å kunne delta i konkurransen. I begge rundene har leverandørene presentert løsningene sine, basert på brukerhistorier og spørsmål de har fått på forhånd. Vi har lyttet, lært og stilt spørsmål underveis.
Deretter har vi jobbet gruppevis, med faggrupper, innkjøpere, prosjektledere og leverandører rundt samme bord. Spørsmål har blitt stilt og besvart, vi har gått gjennom kravene våre og diskutert behov og formuleringer. Noen ganger har vi fått svar på det vi lurer på, andre ganger ender vi med enda flere spørsmål.
Mellomarbeid og prøvetilbud
Mellom dialogmøtene er det full fart for alle i prosjektet. Vi skal oppsummere hva vi har fått av ny informasjon og innsikt, og bruke det til å justere kravspesifikasjon, behovsbeskrivelse og prisskjema. Blant annet.
Målet er hele tiden at de konkurransedokumentene vi sender ut i juni, gir leverandørene mulighet til å skrive de beste tilbudene til akkurat oss. Og jo bedre tilbud, jo bedre konkurranse.
Prøvetilbud er en mulighet vi har med den prosedyren vi bruker nå. Det er en slags generalprøve, både for leverandørene og for oss. Vi får muligheten til å se hvordan tilbudene faktisk vil se ut, og til å gjøre noen siste justeringer i konkurransedokumentene.
Hva skjer fremover i prosjektet og i kommunene?
Leverandørene sender prøvetilbudene sine senest 8. mai. Etter dette skal prosjektet lese, diskutere og jobbe seg gjennom prøvetilbudene. Deretter blir det en tredje, og siste, dialogrunde før de endelige konkurransedokumentene sendes ut i begynnelsen av juni.
I kommunene pågår det aktiviteter blant annet for å sikre lokale ressurser til forberedelser og implementering. Det er mye som må være på plass for å kunne ta imot en ny EPJ-løsning, og prosjektkoordinatorene har travle dager også på hjemmefronten.
Hvis du lurer på hvem som er prosjektkoordinator for din kommune? Sjekk informasjonssiden. Du finner navnelisten under punktet om organisering.
