Siste dialogrunde gjennomført i EPJ-prosjektet – nå går vi inn i sluttfasen
Leverandørene har levert prøvetilbud, og tredje dialogrunde er gjennomført. Nå går vi inn i sluttfasen før de endelige konkurransedokumentene sendes ut.
Som en del av anskaffelsen har leverandørene fått sjansen til å levere prøvetilbud uten å binde seg til noe. Vi har fått sjansen til å øve oss på å evaluere tilbud – og til å teste konkurransedokumentene våre. Øvelsen gav også et godt grunnlag for den tredje dialogrunden med leverandørene som er med i konkurransen.
Vi nærmer oss slutten på dialogfasen for denne anskaffelsen, og allerede 4 juni skal de endelige konkurransedokumentene sendes ut. Da har vi brukt 12 uker på å jobbe frem den beste versjonen sammen med leverandørene.
Hva er et prøvetilbud og hvorfor vil vi ha det?
Et prøvetilbud er en mulighet for oss til å teste krav- og behovsbeskrivelsen vår. Det kan dreie seg om hvordan kravene våre er formulert eller om leverandørene kan levere det vi ber om.
For leverandørene er det en sjanse til å vise frem hva de kan levere, komme med innspill til dokumentene våre og se hvordan de ligger an.
I alle dialogrundene har vi jobbet med avvikslister. Leverandørene har beskrevet hvilke krav de ikke kan møte, og kommet med forslag til annen ordlyd eller nye krav som vil kunne dekke behovene våre. Disse listene har vært svært nyttige for oss, og har gjort at vi hele tiden vet hvilke krav og behov vi må jobbe mer med.
Både prøvetilbudene og kommunikasjonen mellom dialogrundene har gitt oss et godt grunnlag for den siste dialogrunden.
Dialogrunde 3 – siste sjanse
Den siste dialogrunden ble gjennomført uten gruppearbeid, men med alle kommunene i samarbeidet representert. Leverandørene stilte kvinne- og mannssterke opp, og vi fikk gått gjennom alt vi lurte på etter prøvetilbudene.
Både vi og leverandørene fikk svar på det som fortsatt var uklart, og det var gode – og av og til intense – diskusjoner rundt dialogbordet.
Neste milepæl: Utsendelse av endelige konkurransedokumenter
Den siste innspurten til å nå denne milepælen er preget av mye møtevirksomhet. Teams brukes aktivt i både faggrupper og prosjektkoordinatorer, men vi vil møtes fysisk der det er best. For mange er det lange reiseveier, men det er stort engasjement, og alle involverte møter opp, enten det er fysisk eller på video.
Alle dokumentene skal gjennomgås og formuleringer skal pirkes på. Integrasjonslister fra alle kommuner skal kvalitetssikres lokalt, sjekkes og dobbeltsjekkes. Potensielle juridiske problemstillinger knyttet til offentlige anskaffelser må forutses og sikres.
Dette er et omfattende arbeid. Som i mange store prosjekter skulle vi gjerne hatt mer tid. Samtidig er fremdrift en av de største risikoene, og noe vi jobber aktivt med å holde.
Lurer du på hvem som er prosjektkoordinator for din kommune? Sjekk informasjonssidene – du finner navnelisten under punktet om organisering.
