1. Formål
Lillestrøm kommune skal bidra til at frivillige organisasjoner, organiserte grupper og kulturaktører kan søke om å få leie kommunale lokaler til aktiviteter og møtevirksomhet.
2. Virkedato
Dette reglementet gjelder fra 01.03.20.
3. Lokaler
Reglementet gjelder for leie av kulturlokaler, lokaler i barnehager, skoler, helse- og velferdssentre og bibliotek i Lillestrøm kommune.
Unntakene er bygg hvor kommunen har inngått drifts-, samarbeids- og partnerskapsavtaler.
Lillestrøm kommune har eget reglement for utleie av flerbrukshaller, skolenes gymsaler og skolenes svømmebasseng.
Lokalene kan kun benyttes til aktiviteter som ikke strider mot norsk lov.
4. Utlånsperiode
Perioden for sesongutleie følger skoleåret. Timebasert engangs utleie kan foretas gjennom hele året.
Konkrete dager og klokketimer som er tilgjengelig for utleie for hvert enkelt lokale, går fram av kalenderen i kommunens bookingsystem.
5. Prioriteringer ved tildeling
Frivillige organisasjoner, organiserte grupper og kulturaktører som har virksomhet eller aktivitet knyttet til Lillestrøm kommune, kan søke om leie av kommunale lokaler.
Tildeling av kommunale lokaler prioriteres slik:
- Tjenester og aktiviteter i tråd med byggets formål.
- Aktiviteter rettet mot barn og unge til og med 19 år.
- Kurs som arrangeres i tråd med Lov om voksenopplæring § 7.
- Aktiviteter som kan ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og et godt miljø.
Rene kommersielle aktører prioriteres ikke.
Hovedprinsippet er at kommunale lokaler ikke skal benyttes til private arrangement som f.eks. bryllup, konfirmasjon, bursdager el.
6. Søknad
Søknadsfristen er 1. april hvert år.
Elektronisk søknadsskjema finnes på kommunens hjemmeside.
Den som søker, må ha fullmakt til å signere søknaden på vegne av organisasjonen/aktørene. Vedkommende må være fylt 18 år.
Før søknad sendes, må frivillige organisasjoner registrere/oppdatere informasjon om organisasjonen i kommunens foreningsregister.
7. Tildeling av lokaler
Kommunen tildeler lokaler etter en samlet vurdering av søknadene. Kommunens aktuelle paraplyorganisasjoner/brukermiljøer skal få muligheten til å komme med innspill før tildelingen.
Endelig tildeling av sesongleie sendes ut i løpet av juni måned.
8. Klageadgang
Vedtak kan påklages innen 3 uker etter mottatt vedtak. Klagen sendes kommunen. Dersom vedtaket opprettholdes, vil klagen bli behandlet i Hovedutvalget for kultur.
9. Timebasert engangsleie av lokaler
Frivillige organisasjoner, organiserte grupper og kulturaktører kan søke om timebasert korttidsleie av kommunale lokaler til møter, arrangementer og lignende.
Kommunale lokaler kan leies ut til private, ikke kommersielle, arrangement. Det skal betales leie i henhold til fastsatt prisliste.
Forespørsler om korttidsleie gjøres i kommunens bookingsystem og tilbakemelding skjer via systemet.
Den som søker, må ha fullmakt til å signere søknaden på vegne av organisasjonen/kulturaktøren. Vedkommende må være fylt 18 år.
10. Betalingssatser
Som hovedregel skal frivillige organisasjoner og kulturaktører leie kommunale lokaler gratis. Det er noen unntak fra dette. Disse framkommer i bookingsystemet.
Det kan også unntaksvis tas betaling for å dekke ekstrakostnader ved tilsynsvakt, renhold, manglende rydding og spesielle uforutsette situasjoner.
Det kan tas betalt ved utleie av kommunale lokaler til kurs eller arrangementer hvor arrangøren har inntjening.
11. Øvrig informasjon
Utleie av lokaler er i hovedprinsippet basert på gjensidig tillit.
Utstyr er ikke inkludert i leieforholdet. I noen tilfeller kan det gjøres spesiell avtale om leie av dette.
Leietaker har ansvar for å sette seg inn i bruksreglementet til det enkelte lokale. Bruksreglementet finnes i kommunens bookingsystem.
Mislighold av avtaler vil kunne få økonomiske konsekvenser og påvirke søknader om framtidig leie.
Ved ekstraordinære tiltak/arrangementer kan rådmannen omdisponere bruken av lokalene.