Kritikk for ombygging av rådhuset
Etter å ha revidert prosessen rundt ombyggingen av daværende Skedsmo rådhus, hvor prisen nesten ble doblet, får kommunen sterk kritikk av Romerike revisjon.
Fra 2018 – 2019 bygde Skedsmo kommune om første etasje i brofløyen i daværende Skedsmo rådhus. Arbeidene skulle koste 22,3 millioner kroner. Sluttregningen lød på 43,4 millioner. Trine Myrvold Wikstrøm er kommunedirektør i Lillestrøm kommune. Hun presiserer at hun ser svært alvorlig på saken og er beredt til å ta ansvaret for å rydde opp.
Hovedfunn
Romerike revisjon har gjort fire hovedfunn i sin gjennomgang av byggesaken:
- Kommunen har ikke fulgt sitt eget økonomireglement eller anerkjent prosjektmetodikk ved planlegging og gjennomføring av byggeprosjektet.
- Korte tidsfrister medførte valg av en prosjektmetodikk som ikke følger anbefalt faseinndeling.
- Oppfølging og rapportering underveis i byggeprosjektet har ikke vært tilfredsstillende.
- Investeringsprosjektet er ikke forankret hos de folkevalgte gjennom tilstrekkelig informasjon i saksfremlegg, og større endringer med budsjettmessig virkning ble ikke lagt frem for beslutning før etter at kostnadene hadde påløpt.
I rapporten som revisjonen har utarbeidet heter det blant annet:
«Undersøkelsen viser at det for ombyggingen av 1. etasje i Rådhuset har manglet grunnleggende planer og prosedyrer, kalkyle for fordeling av kostnader per fagområde (før mai 2019) og skiftelige prosedyrer for avviksrapportering i prosjektet. Fremdriftsplaner ble endret mange ganger, og BIM-gjennomføringsplan som beskriver prosedyrer for håndtering av modeller og papirtegninger ble ikke utarbeidet.» (Rapportens s. 30)
Har iverksatt tiltak
Trine Myrvold Wikstrøm ønsker ikke å være etterpåklok i denne saken. Nå rigger imidlertid Lillestrøm kommune seg for å møte store og krevende investeringsprosjekter på en bedre måte. I sitt svar til revisjonen peker hun på sju aktuelle tiltak som er- eller skal iverksettes:
- Byggherrefunksjonen er styrket ved økte ressurser og forbedrede styringssystemer
- Alle større byggeprosjekter skal underlegges individuell politisk behandling før inngåelse av kontrakt
- Kostnadsoverslag skal begrunnes og kvalitetssikres
- Det skal gjennomføres regelmessig rapportering på prosjektstatus
- Prosjekter skal gjennomføres i styrte faser
- Det skal avsettes tilstrekkelig midler til uforutsette kostnader
- Det skal etableres nødvendige styringsgrupper
Styrke byggherrefunksjonen
Det viktigste tiltaket for bedre prosjektstyring er å styrke byggherrefunksjonen. I mai omorganiserte eiendomsavdelingen i Lillestrøm kommune seg, og skilte ut byggherrefunksjonen i en egen enhet. På denne måten sikres oppfølgingen av så vel investeringer og prosjekter som forvaltingen av kommunens eiendommer. Fra august 2020 styrkes dessuten Eiendomsavdelingen med en egen økonomikontroller og en senior prosjektleder, som skal jobbe med prosjektutvikling og tidlig fase i investeringsprosjekter.
I denne forbindelse er kommunen også i gang med å forbedre styringssystemet knyttet til gjennomføringen av byggeprosjekter, så som nytt styringsverktøy og oppdaterte rutiner for gjennomføring og rapportering. Dette arbeidet forventes ferdigstilt i august/september.
I Lillestrøm kommune er det også etablert et godt samarbeid med innkjøpsavdelingen, og valg av entrepriseform i prosjektene har fått økt fokus.
Bakgrunn
Ombyggingen av brofløyen ble iverksatt for å kunne samle IT-kompetansen fra de tre kommunene som etter hvert skulle bli Lillestrøm kommune. Dette ble ansett som kritisk for å lykkes med sammenslåingen. Det var også et ønske om å utforske mulighetene for å utnytte plassen på rådhuset bedre.
Utbyggingen har økt antallet kontorplasser. I utgangspunktet skulle det økes fra 37 til 64 plasser, mens det i dag er 70 kontorplasser i fløyen. I tillegg har det kommet to nye møterom og stillerom.
Rapporten skal behandles i kommunens kontrollutvalg den 9. juni.