Bakgrunn/problembeskrivelse

Lillestrøm kommune ønsker en løsning for biladministrasjon og elektronisk kjørebok for sine over 400 kjøretøy. Behovet baserer seg på lovpålagte krav, i tillegg til et ønske om økt effektivisering, kontroll og kostnadsbesparelser relatert til forvaltning av kjøretøy. Kommunen mangler per i dag et egnet system - ansvarlig enhet bruker uforholdsmessig mye tid og ressurser på å administrere bilparken via Excel, og sluttbrukerne mangler systemstøtte for smidig bestilling og bruk av bilene.

Hovedfokus for prosjektet, og det mest prekære behovet, er å få på plass et fagsystem og rutiner for å administrere eksisterende bilpark, slik at ansvarlig enhet får oversikt over og kontroll på kjøretøy, kjørelengde, forsikring, ansvars-og eierforhold etc. Sekundært vil prosjektet se på muligheten for å ta i bruk system for flåtestyring ved hjelp av egnet teknologi. Ved å installere sporingsenheter i alle kjøretøyene, ønsker vi å forbedre service-og vedlikeholdsplanlegging, utlån, servicehistorikk og annen informasjon som forbedrer internkontroll og intern tidsbruk.

Anskaffelsens førsteprioritet er altså å forenkle og forbedre administrasjon og bruk av bilparken, men kommunen ønsker også å legge til rette for å koble på andre løsninger eller moduler etter hvert. For på sikt å oppnå mål om flåtestyring, bildeling og mobilitet i kommunen, og bidra til klima- og miljø-gevinster.

16. november 2021 kl. 12 - 14 inviterer vi i samarbeid med Leverandørutviklingsprogrammet til digital dialogkonferanse for å:

  • Gi potensielle leverandører en god forståelse av utfordringen og behovet.
  • Få innspill om mulighetsrommet, alternativer eller innovative løsninger, med relevanse for prosjektet.
  • Identifisere potensielle utfordringer i prosjektet.

Målsetninger og rammer for anskaffelsen

  • Prosjektets formål
    • Forenkling og forbedring av kommunens biltjeneste.
  • Prosjektets mål
    • Få helhetlig oversikt og kontroll, og bedre utnyttelse av bilparken.
    • Bidra til en enklere arbeidshverdag, med ukomplisert bilbruk.
    • Tilrettelegge for bærekraftig bruk av fremkomstmidler i kommunen.
  • Ønsket effekt/resultat
    • Effektivisere biladministrasjon og -bruk
    • Bedre datakvalitet, bedre kontroll og oversikt over bilparken
    • Bedre ressursutnyttelse
    • Bedre kvalitet på biltjenesten, og forenkling for sluttbruker
    • Tilfredsstille lovpålagte krav

Behov

Her har vi tematisk listet opp våre behov for en helhetlig løsning, rangert i prioritert rekkefølge:

Brukervennlighet

  • Behov: Fornøyde brukere! Løsningen må være lett å ta i bruk og bør kunne tilpasses ulike roller og brukernes individuelle behov. Ledere, administratorer/bilansvarlige og sluttbrukere har ulike behov og bruksområder i en løsning, men har til felles at de forventer et moderne grensesnitt og en god brukeropplevelse.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Hvor enkel løsningen er å bruke for ulike brukergrupper.

Integrerbar

  • Behov: Vi ønsker mindre klipp og lim og manuell punching, og mer automatisk oppdatering av relevante data fra andre registre og løsninger. Løsningen må tilfredsstille krav i «Operative føringer for IKT i Lillestrøm kommune», og må fungere godt sammen med relevante eksterne og interne løsninger, for eksempel ansattregister/Azure AD, arkivsystem, Outlook (for booking), Statens vegvesens kjøretøyopplysningsregister, forsikringsselskaps portal, leasingselskaps portal.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Hvor godt løsningen fungerer sammen med øvrig løsningsportefølje. Hvordan basisinfo fra offentlige registre vises og nyttiggjøres i løsningen.

Oversikt

  • Behov: Helhetlig oversikt over alle kjøretøy i kommunen; med basisinfo fra vognkort, om de er eid eller leid, kjørelengde og km-stand, ansvarlig enhet/tjenesteområde, lokasjon, forsikrings- og avgiftsforhold, servicebok/-intervaller etc. Kunne kjøre ut rapporter. Få automatisk varsling; for neste EU-kontroll, for neste service etc.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Hvor enkelt det er å sammenstille og hente ut informasjon fra systemet. Hvordan og i hvilke kanaler systemet håndterer push-varsling.

Administrativ forenkling og avlastning

  • Behov: Løsningen skal forenkle og forbedre dagens arbeidssituasjon og lette arbeidsbyrden for den enkelte bruker.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Vise enkelhet i løsningen.

Økonomi

  • Behov: Løsningen bør i størst mulig grad fungere uten at det gjøres store investeringer i teknisk infrastruktur. Løsningen bør være kosteffektiv og gi besparelser i kommunens bilhold.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Kostnad i forhold til de mulighetene det gir.

Informasjonssikkerhet og personvern

  • Behov: Løsningen må tilfredsstille krav i «Operative føringer for IKT i Lillestrøm kommune», og må håndtere personopplysninger iht. krav i arbeidsmiljøloven og personvernforordningen (GDPR).
  • Ytelse, funksjon, kriterium: I hvilken grad løsningen sikrer informasjon og personvern.

Presisjon og etterrettelighet

  • Behov: Løsningen bør regne ut avstander og logge kommunens bilbruk så nøye som mulig via sporingsteknologi, og må tilfredsstille Skatteetatens krav til elektronisk kjørebok.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Hvor nøyaktig løsningen logger bilbruken; hvem har kjørt hvor, hvor langt og når?

Endringer og utvidelse av systemet

  • Behov: Det må være raskt, enkelt og kostnadsmessig forutsigbart for Lillestrøm å få utvidet, endret og lagt til ny funksjonalitet. Leverandør bør i tillegg ha en plan for kontinuerlig videreutvikling av løsningen.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Hvor smidig det er å utvide og endre løsningen.

Oppstart

  • Behov: Kommunen ønsker bistand til å komme i gang, og konvertere dagens situasjon inn i nytt system. Vi ønsker opplæring av de ulike brukergruppene og rådgivning på prosesser, rutiner og organisering.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Hvilken bistand tilbyr leverandør, hva forventes av innføringsprosjektet? Hvor raskt kan løsningen implementeres?

Drift og vedlikehold

  • Behov: Løsningen må vedlikeholdes og driftes av leverandør, den må være skybasert og ha svært god oppetid.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: Hvilken driftsform leverandør tilbyr og hvor stabil løsningen er.

Miljø

  • Behov: Lillestrøm kommune har behov for en løsning som bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning.
  • Ytelse, funksjon, kriterium: I hvor stor grad bidrar løsningen til å redusere skadelig miljøpåvirkning?

Hva ønsker vi tilbakemeldinger på

Lillestrøm kommune ønsker innspill, forslag og spørsmål som kan bidra til en best mulig utforming av kravspesifikasjon til en anbudsprosess. Som eksempler på forhold vi ønsker tilbakemeldinger på nevnes:

  • Er det forhold kommunen ikke har tenkt på i behovstabellen over?
  • Er det behov som er uklare eller trenger presisering, bør noe modifiseres?
  • Finnes det løsninger i markedet, og eventuelt hvordan kan de dekke kommunens behov?
  • Vil én leverandør kunne levere en komplett løsning?
  • Er det forutsetninger eller rammebetingelser som mangler?
  • Hvor godt fungerer tilbudt løsning sammen med øvrig løsningsportefølje – hvordan vises og nyttiggjøres basisinfo fra offentlige registre i løsningen?
  • Hva kreves fra leverandørs side og fra kommunens side, for å få implementert løsningen?
  • Hvor enkel løsningen er å bruke for ulike brukergrupper?

Målgruppe

Målgruppen for dialogkonferansen er leverandører, oppstartsmiljøer og andre relevante aktører, som kan bidra til å oppfylle behovene og målene med anskaffelsen.

Målsetting med markedsdialog

Formålet med dialogkonferansen er å presentere Lillestrøm kommune sine behov og motivere markedet til å komme med innspill på løsninger, behovsbeskrivelse og hensiktsmessig gjennomføring av konkurransen.

Program for dialogkonferansen

  1. Velkommen
  2. Mål for dagen
  3. Om prosjektet og behovet
  4. Rammebetingelser og forutsetninger
  5. Spørsmål og tilbakemelding
  6. Oppsummering og veien videre

Praktisk informasjon

Sted: dialogen vil bli gjennomført digitalt via Microsoft Teams

Tid: tirsdag 16. november kl. 12 – 14

Påmelding:  trykk her for å melde deg på

Frist for påmelding til digitale 1:1-møter: fredag 19. november kl. 12:00. Mer informasjon om påmelding til dette kommer i dialogkonferansen. Vi har satt av 23. og 24. november til 1:1-møter. Det tas forbehold om endring av dato.

Doffin: denne kunngjøringen ligger også på Doffin

Deltagelse i dialogkonferansen er ikke en forutsetning for delta i en påfølgende prosess.