Personvernerklæring

Lillestrøm kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester. I tillegg samler vi inn det vi trenger for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi

• samler inn opplysningene
• registrerer dem
• setter dem sammen
• lagrer dem
• sletter dem
• eller utleverer dem

Hvis Lillestrøm kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene. Du vil også få vite hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene.

Lillestrøm kommune henter opplysninger direkte fra deg, fra offentlige registre og i noen tilfeller fra en tredjepart.

For eksempel henter vi ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse om annen type informasjon når du søker om en tjeneste eller ytelse.

Når du logger deg inn på Lillestrøm kommunes «Min side» via ID-porten (Norges nasjonale autentiseringsportal), kan du når som helst velge å lagre utkast av utfyllingen av skjermdialogen og hente den opp igjen for videre utfylling senere. Opplysningene du har tastet inn vil da ligge lagret på Lillestrøm kommunes server (lagrede data blir automatisk slettet etter 3 måneder), men vil ikke være tilgjengelige for mottaker før du bestemmer deg for å sende inn søknaden.

Når du har valgt innsending, har du samtidig samtykket i at mottaker/behandlingsansvarlig kan motta og behandle opplysningene.

Vi henter også inn personopplysninger om deg fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Skatteetaten, Brønnøysundregistrene og Statsforvalteren.

Vi kan også hente inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier.

Du har alltid rett til å få vite hvor fra vi henter opplysninger om deg fra. Det er det enkelte tjenesteområdet som skal opplyse deg om dette. 

Vi behandler opplysninger som for eksempel

• navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
• er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
• handler om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
• Helseopplysninger, diagnose, medisiner osv.
• er knyttet til de tjenestene du benytter, for eksempel barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
• trengs i forbindelse med det å være ansatt i Lillestrøm kommune, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet med mer.

Les mer om hva som regnes som personopplysninger på datatilsynets sider

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene.

Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• Uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
• Opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
• Opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, domstolene, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere. Alle overføringer blir gjennomført i henhold til hjemmelsgrunnlag som kommunen har. I noen tilfeller gir lov og forskrift hjemmel til å overføre opplysninger til eksterne mottakere uten at de registrerte blir informert dette. Eksempelvis kan dette være melding til barnevernet. 

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. Skulle noe annet være tilfelle reguleres dette i databehandleravtalen.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Det betyr for eksempel at vi sletter personopplysninger om deg, som vi har fordi du har gitt ditt samtykke, hvis du trekker samtykket ditt. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene. Det er Lillestrøm kommune, ved kommunedirektøren, som er behandlingsansvarlig.

Dine rettigheter

Rett til innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, har du alltid rett til innsyn i egne personopplysninger. Det betyr at du har rett til å vite:

• hvilke data som behandles
• hva opplysningene brukes til
• hvor lenge opplysningene skal lagres

Kontakt kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger  

Retting av feil

Oppdager du at vi har feilaktige opplysninger om deg selv, kan du kreve at vi endrer/retter/korrigerer informasjonen.

I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men hvis du selv oppdager at noe er feil, ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan rette opp og korrigere informasjonen.

Send oss e-post om retting

Krav om at opplysninger blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet dem inn. Mener du at kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at den informasjonen blir slettet. Det gjelder ikke hvis opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Send oss e-post om sletting eller sperring

Begrensing av behandling som gjelder deg selv

Dette innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

Send oss e-post om begrensning av behandling

Innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Send oss e-post om innsigelse

Kopi av data i et digitalt format

Du har under enkelte omstendigheter rett til å

• motta opplysninger som du har gitt oss, i et digitalt format
• få informasjon overført til en annen virksomhet, dersom hvis du ønsker det dette.

Dette kalles retten til dataportabilitet, og gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Klage til Datatilsynet

Mener du at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet deres nettside.

Få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre forespørslene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme forespørselen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Elektronisk kommunikasjon (e-post og SMS)

Lillestrøm kommune benytter seg av elektronisk kommunikasjon i noen tilfeller. Digitaliseringsdirektoratet har etablert et sentralt kontakt- og reservasjonsregister (KRR), som kommunen bruker for å samle inn dine kontaktopplysninger, slik at vi kan sende deg meldinger og dokumenter elektronisk. Med elektronisk kommunikasjon mener vi her e-post eller SMS.

Du må selv oppdatere egne opplysninger i KRR dersom du får ny epostadresse eller nytt telefonnummer. Dersom du ikke ønsker slike henvendelser fra kommunen, kan du reservere deg mot dette i samme register.
Her kan du logge deg inn og se hvilke e-postadresse og telefonnummer du er registrert med. 

Fra denne nettsiden kan du oppdatere kontaktinformasjonen din, eller reservere deg mot elektronisk kommunikasjon. Du må logge inn med bank-ID eller liknende, så det er bare du selv som kan gå inn og sjekke/endre.

Reservasjon mot elektronisk kommunikasjon

Mottar du elektronisk kommunikasjon fra kommunen, men ikke ønsker det, er det fordi du ikke har reservert deg mot det. Når du har meldt reservasjon, vil du ikke lenger motta elektroniske brev, e-post eller sms fra offentlige virksomheter.

Selv om du har reservert deg kan Lillestrøm kommune likevel sende SMS eller epost med viktige varsel og meldinger som påminnelse om avtaler og servicemeldinger, disse meldingene vil ikke komme som brev. For eksempel vil informasjon og meldinger om koking av drikkevann, stenging av vann, koronainformasjon, beredskap (for eksempel flom) og valg bli sendt ut.

Jeg ønsker SMS, men får det ikke

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Henvender du deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved henvendelsen din når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak hvis han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere din anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen i offentlighetsloven er at kommunens saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne se og lese innholdet i for eksempel brev, skjema og eposter som kommunen får.

Din henvendelse til oss vil derfor også være offentlig, uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet.

Interne dokumenter kan også unntas offentlighet hvis det finnes lovhjemmel for å unnta.